Automazione dei processi aziendali
Ci mostri dove ricopi dati, cerchi informazioni o rincorri aggiornamenti. Valutiamo quali passaggi automatizzare, partendo da email, fogli e gestionali che usi già.
La web app di manutenzione riunisce richieste, assegnazioni e storico nello stesso posto.
Guarda il caso reale →Simulatore / Una prima stima
Inserisci il tempo che dedichi a un’attività e quante volte la ripeti. Vedrai cosa potrebbe cambiare automatizzandone una parte. I valori e le caselle già selezionate sono un esempio: adattali al tuo caso.
Inserimento ordini ricevuti via email
Scenario attuale733,3 h · 20.533 €
Lavoro manuale residuo220 h · 6160 €
Ci sono elementi da cui partire. Va ancora verificato se gli strumenti si possono collegare e come gestire i casi particolari.
L’importo indica il valore delle ore che potresti recuperare. Non è un risparmio netto: liberare tempo non riduce automaticamente le spese. Vanno considerati anche i costi per realizzare la soluzione, le licenze e la manutenzione, qui esclusi.
Il pulsante porta la stima nel modulo di contatto. Potrai modificarla e scegliere se inviarla.
Ore annue = tempo per persona × esecuzioni nel periodo × persone per esecuzione × periodi annui. La stima usa 220 giorni lavorativi, 52 settimane, 12 mesi o 1 anno, in base alla frequenza scelta. Il mese è una media: anno / 12. Per attività stagionali puoi inserire le esecuzioni complessive annue.
Se le persone si dividono le esecuzioni, senza lavorare tutte su ciascuna, inserisci 1 persona e il tempo totale di lavoro per esecuzione: evita di contare due volte lo stesso volume. La percentuale di riduzione è un’ipotesi da verificare sul tuo lavoro.
Casi realizzati
01 / Manutenzione
Prima. Per capire a che punto fosse un intervento, bisognava cercare tra email e messaggi.
Intervento. Abbiamo riunito richieste, assegnazioni e storico in una web app.
Risultato. Oltre 800 segnalazioni registrate, con lo stato di ciascuna consultabile nello stesso posto.
02 / Formazione
Prima. Dopo ogni test restavano da controllare il punteggio e preparare il documento.
Intervento. Abbiamo collegato il risultato del test alle regole del corso e al modello dell’attestato.
Risultato. Il PDF viene generato quando il punteggio raggiunge la soglia prevista per quel corso.
Guarda come funzionano manutenzione, attestati e note spese. Più sotto trovi altre situazioni che potresti riconoscere nel tuo lavoro.
01 / Web App Manutenzione
Le richieste arrivavano via email e messaggi, con dettagli e allegati sparsi. Abbiamo realizzato una web app che le raccoglie nello stesso posto: chi segue la manutenzione può vedere a chi sono assegnate, controllarne lo stato e ritrovare lo storico.
3 segnalazioni trovate
Messaggi, email e allegati rendevano difficile ricostruire lo stato di una richiesta.
La web app raccoglie, classifica, assegna e conserva ogni segnalazione.
Chi coordina gli interventi può consultare richieste, assegnazioni e storico senza ricostruire ogni volta la conversazione.
02 / Formazione
Le risposte erano già online, ma qualcuno doveva controllare il punteggio, verificare il corso e compilare l’attestato. Abbiamo collegato questi passaggi: il sistema legge il risultato e prepara il PDF solo se il test è superato.
Il partecipante invia il test e il risultato viene registrato.
Il sistema confronta il punteggio con la soglia prevista per quel corso.
Se il test è superato, genera l’attestato in PDF dai dati del partecipante e del corso.
03 / Note spese
La foto arrivava, ma data e importo andavano ancora letti e riportati nel registro spese. Il progetto parte da quella foto per estrarre i dati utili. La lettura va comunque controllata, soprattutto quando lo scontrino è poco leggibile.
Altri processi da esplorare
Ti capita una di queste situazioni? Apri la scheda per vedere quali passaggi possiamo collegare. Sono esempi da valutare sul tuo modo di lavorare e sugli strumenti che usi.
Arriva una richiesta di intervento, ma manca un dettaglio: dove andare, cosa non funziona o quanto è urgente. Prima di organizzare il lavoro, devi richiamare. Possiamo raccogliere le informazioni necessarie fin dall’inizio e aiutarti a decidere quali richieste gestire per prime.
Le priorità si definiscono con chi conosce il lavoro. Il tecnico trova i dettagli della richiesta e chi coordina può seguirne l’avanzamento.
La richiesta è in un’email, gli appunti in un foglio e il collega che l’ha presa in carico oggi non c’è. Possiamo riunire queste informazioni, indicare chi segue il cliente e impostare un promemoria per il prossimo contatto.
Aprendo la richiesta, puoi ritrovare cosa è stato fatto e quando risentire il cliente, anche se se ne occupa un’altra persona.
Prima di passare l’ordine a chi lo gestisce, sommi le quantità, controlli gli importi e prepari un riepilogo. Sono verifiche che si ripetono a ogni ordine. Possiamo collegarle ai dati già disponibili e preparare il riepilogo con gli stessi criteri ogni volta.
I controlli servono anche a fermare gli ordini incompleti, così puoi correggerli prima di passarli al collega o al gestionale.
Apri la risposta, controlli che ci sia tutto, aggiorni il foglio e mandi un messaggio a chi deve occuparsene. Possiamo far partire questi passaggi dall’invio del modulo, segnalando i dati mancanti o non validi prima della registrazione.
Se il modulo che usi funziona già, partiamo da quello e verifichiamo come collegarlo al resto del lavoro.
Per completare un’attività ti serve un’informazione che si trova altrove. Se il servizio permette un collegamento, possiamo recuperarla quando serve, controllare la risposta e riportarla nel formato che usi nel tuo lavoro.
Va previsto anche cosa fare quando la fonte non risponde o restituisce un valore non valido: il problema deve essere visibile a chi segue l’attività.
Ogni volta che serve un report, raccogli file da più persone, allinei le colonne e controlli che i totali tornino. Possiamo collegare le fonti e preparare un riepilogo aggiornabile, così non devi ricostruirlo da capo a ogni richiesta.
Prima di costruire il report, concordiamo quali numeri servono e come calcolarli. Due fogli che chiamano “vendite” cose diverse non si possono sommare alla cieca.
Un cliente scrive via email, un collega inoltra un messaggio, un altro aggiorna il foglio. Per capire quali richieste sono ancora aperte devi cercare in più posti. Possiamo raccoglierle in un registro comune, con un responsabile e uno stato per ciascuna.
Verifichiamo quali canali si possono collegare e come gestire quelli che richiedono ancora un inserimento manuale.
Metodo / 04 passaggi
Guardiamo insieme come svolgi il lavoro e cosa succede quando manca un dato o qualcosa va storto. Poi scegliamo cosa collegare e dove deve intervenire una persona. Usiamo l’intelligenza artificiale quando serve, per esempio per leggere documenti che non seguono sempre lo stesso formato.
Ci racconti un’attività che ti porta via tempo e ci mostri come la gestisci oggi.
Seguiamo i passaggi, guardiamo i dati e capiamo dove servono copie, controlli o solleciti.
Definiamo cosa automatizzare, quali controlli mantenere e quanto costa il lavoro.
Ti aiutiamo a usare la soluzione e ad adattarla quando cambia il lavoro.
Chi siamo
Automatix Pro nasce dal lavoro di Michelangelo Spataro, ingegnere gestionale. Nei progetti partiamo dalle persone che svolgono l’attività: ci facciamo mostrare i fogli, le email e i passaggi che devono ripetere. È da lì che cominciamo a progettare.
Vogliamo togliere lavoro ripetitivo e lasciare a chi lo gestisce la possibilità di controllare cosa succede.
Domande frequenti
Circa 30 minuti. Ci racconti come gestisci oggi un’attività, quali strumenti usi e dove incontri difficoltà. Da lì capiamo cosa approfondire.
Partiamo dai software che usi già. A volte basta una loro funzione; altre volte servono collegamenti tra programmi o codice su misura. Usiamo anche Apps Script e n8n quando sono adatti al lavoro.
Partiamo dai sistemi che avete già e verifichiamo come collegarli. Se un software non permette di fare ciò che serve, ne parliamo prima di proporre una soluzione.
Definiamo chi può vedere i dati e quali operazioni può fare. Le automazioni ricevono solo gli accessi necessari al loro compito; documentiamo come proteggere le credenziali e controllare le operazioni.
Dipende dai passaggi da automatizzare, dai software da collegare e dai controlli necessari. Dopo l’analisi ricevi una proposta con le attività incluse, l’ordine in cui affrontarle e il costo.
Primo passo / 30 minuti
Spiegaci cosa fai, quali strumenti usi e quale passaggio vorresti migliorare. Ti rispondiamo per capire insieme da dove partire.